关于校内活动场地选择的一点小见解

校内活动场地选择
广东工业大学 煮酒七友 张俊杰

大学里面会有各式各样的活动,机构社团活动,学院活动,班级活动等等。我们或许是参与者,或许是策划者,无论是什么角色,我们都会和活动的场地产生紧密的联系,作为参与者,我们会想方便前往吗?待得舒服吗?作为策划者,我们不仅要想到参与者所想的,还要从活动本身出发,以求找到最好的场地。

今天,我就以自己的一些经验出发,浅谈一下如何进行校内活动场地选择的。

第一步:分析活动,确定场地信息及需求。
1. 活动时间
活动多,学校适合举办活动的场地其实也不会十分多,因为涉及到申请,空间,正常教学秩序等问题,这些场地在某些时间段会十分抢手,如开学季,临近节日等,因此,了解清楚活动的时间十分重要,要尽确认好,方便提前做场地方面的准备,当然,也有可能为了在最合适的场地举办而合理调整活动时间。
2. 活动形式
室外活动(音乐节,舞林大会,运动会,校园招聘会等等)or室内活动(优秀毕业生交流会大会,年级大会,讲座论坛等)。
校园室外活动的主体往往是活动的:热情的观众,运动健儿们,招聘会上来往的人群等等,而校园室内活动往往安静地坐着,听着。校园室外活动更注重空间的分配,秩序的维护,安全的保障,所以场地要亮敞(晚上注意灯光供应),出入口要够多够宽够高(既方便人,也方便物资),舞台需求(是否自带,活动是否需要)等等,校园室内活动则更注重一个场地服务的细节,如设备齐全度,是否符合活动的布置要求或者是否方便调整(剧院式,u型,课桌式等),隔音效果(既关乎对附近的影响,也关乎到附近的影响),邻近是否方便安排休息室(vip),工作人员室等。
3. 活动规模
观众人数,嘉宾人数,工作人员人数,物资大小与数量等,都会给活动场地的选择提供参考。

第二步:勘察场地,提供场地数据图。
勘察方法:
1、 亲力亲为(卷尺,纸笔,小伙伴们)
2、 多用参考(室内的地砖,室外的比如量一个包含三个标准篮球场的大空地,就可以查标准篮球场的长宽,再量多余部分就好啦)
3、 互联网+(电子地图,比例尺,同时也能通过一些鸟瞰图更加清楚地了解场地)
以上只是一个大致方法,具体情况操作时往往是三种方法的综合。或者一些校园室内活动并不需要很准确地了解到场地大小,这个就要看实际情况具体考虑了,但无论怎样,了解清楚场地状况,是确保活动顺利进行的重要一步。

场地数据图包括:场地平面图,相关辅助信息图和场地设施表。
场地平面图,顾名思义,需要长宽,部分特殊边的长度,大致轮廓,重要区域位置分布(舞台,电源,水源,洗手间,医疗点)。需要注意:上北的方位方向,准确的比例尺,若有相关的图示,要清晰简洁。

辅助信息图:是辅助看图者了解场地的,是场地信息的重要补充。如出入口高度,宽度,舞台规格(长宽,离地高度,进深,),投影幕位置,层高等。

场地设施表:场地自带的设施,设备,如音响,舞台,演讲台,桌椅等,当然啦,要有相关的规格和数量信息。

第三步:选择场地,解决问题,改善场地。
分析完活动需求,确定好几个待选场地,了解清楚各个场地的情况。就要开始定下最终选择了,这时候,最理想的情况就是备选场地中有完美契合的,但往往没这么幸运,有些小问题还需解决。
如室外场地完全没有遮阳挡雨的地方,帐篷就要上场了。入口处有一个小台阶,不方便物资车辆进入,就要想点办法把这个台阶在必要时变成一个小斜坡(加两个小木块,加一块厚毛毯作为地面到台阶面的缓冲),篮球场的篮球架,足球场的球门,若有用到相关场地,就要看一下能不能移动,实在不行,看能不能在布置时避开这些区域,或者把球架球门作为现场布置的一部分融合进去。学校室内场地的自带电脑软硬件配置不能满足需要,就需要自带电脑,现在电脑大多用HDMI的接线,学校里面一些中控设备还是VGA的接口,就还要一个转换接口。会议室里面只有一个投影幕,但需要同时投影两份资料,就可以租借可移动的投影幕和投影仪。还有好多有可能遇到的问题,见招拆招在这个时候或许就是绝招了。

一步一步下来,场地就选好啦。

补充:因为有时候活动会有外来的嘉宾。那么,这时候,无论他们是到学校里面的哪一个区域参加活动。我们还要以整个学校作为活动区域,了解清楚附近的餐饮(饭堂,饭店,星级酒店),住宿(星级酒店),交通(地铁,公交,高速路出入口,打车点),医疗信息(药店,医院)。既方便别人,其实也方便我们自己啦。

场地选择,其实小到和好友一起去吃宵夜,家庭聚会,到学校活动,到更大的公司年会,演唱会甚至奥运会都会涉及到。但总体思路应该还是类似的,需求分析,了解实地,解决问题,完善方案。当然啦,并不是每一次都要想得这么复杂,吃个宵夜肯定就不需要啦,但的确,思路是可以很好地指导行为的,养成这样一个思路,具体怎么做就是看实际情况啦。

以上,一点自己的见解,希望能和大家一起交流,共同进步。
邮箱1106139629@qq.com,期待ing。

注:本文部分内容参考自:与E计划二期2018.4.22场地勘察报告点评(见附件)
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